Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan kuinka Risto Reipas Oy (’Risto Reipas’, ’Me’, ’Rekisterinpitäjä’) kerää ja käsittelee henkilötietoja, miten käytämme ja suojaamme näitä tietoja sekä näitä tietoja koskevista oikeuksistasi. Risto Reipas kerää ja tämän jälkeen käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän ominaisuudessa.

Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin keräämiimme tai käsittelemiimme henkilötietoihin ja “Henkilötiedot” tarkoittaa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, joista luonnollinen henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon tai verkkotunnistetietojen perusteella.

Tässä selosteessa ’Asiakas’ tai ’Toimeksiantaja’ tarkoittaa Risto Reipas Oy:n asiakasyritystä tai potentiaalista asiakasta, prospektia ja sen henkilöstöä. ’Toimeksisaaja’ tai ’Kuljettaja’ tarkoittaa Risto Reippaaseen toimeksiantosuhteessa olevaa henkilöä, joka suorittaa autojen siirtoajoja toimeksiantoina. Risto Reipas toimii toimeksiantojen välittäjänä.

1. Rekisterinpitäjä

Risto Reipas Oy
Kruunuvuorenkatu 4 A 11, 00160 Helsinki
Y-tunnus: 2705066-5

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ville Rutanen, toimitusjohtaja
ville.rutanen(at)ristoreipas.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja rekisterin tarkoitus

Rekisteriä käytetään työntekijöiden, toimeksisaajien (”kuljettajat”) ja rekisterinpitäjän välisten sopimusten ylläpitoon ja toteuttamiseen sekä rekisterinpitäjän asiakkaiden palvelusopimusten toimittamiseen, ylläpitoon niihin liittyvän laskutuksen perustana. Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamista sekä liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa ja kehittämistä varten. Edellä mainittuun sisältyy tuotteiden ja palvelujen myynti sekä olemassa oleville että potentiaalisille asiakkaille, asiakasviestinnän ja kumppanuuksien hoito sekä tapahtumien ja tilaisuuksien markkinointi. Verkkosivuilla vierailevien tietoja käsitellään suostumuksen perusteella markkinointitarkoituksiin ja verkkosivuston analysointiin silloin, kun vierailija on hyväksynyt evästeiden käytön ja/tai muun teknisen seurannan.

4. Mitä tietoa tallennamme

4.1. Asiakasrekisteri

Tallennamme rekisteriin asiakkuuden, toimeksianto- tai toimeksisaajasuhteen perusteella syntyvät tiedot kuten asiakkaan nimi, yhteystiedot, auton rekisteritunnus, asiakkaan yhteyshenkilön nimi, asema yrityksessä sekä hänen yhteystietonsa. Kirjaamme rekisteriin myös asiakkaan hankkimat tuotteet ja palvelut. Asiakashankinnan yhteydessä prospekteista kirjataan yrityksen perustiedot, päättäjien ja/tai avainhenkilöiden nimet ja yhteystiedot. Käydyistä myyntineuvotteluista rekisteriin kirjataan neuvottelujen osapuolten nimet sekä neuvottelun aiheet ja tulos.

4.2. Toimeksisaajarekisteri

Toimeksisaajat suorittavat rekisterinpitäjän asiakkaiden toimeksi antamia palveluja. Toimeksisaajat eivät ole työsuhteessa rekisterinpitäjään, vaan toimivat alihankkijoina. Toimeksisaajat käyttävät rekisterinpitäjän RR-Hub-sovellusta toimeksiantojen suorittamiseen.

Rekisteriin kirjataan toimeksisaajan nimi, henkilötunnus, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ajokortin kuva. Henkilötunnus kirjataan toimeksisaajan yksilöimiseksi. Ajokortin tiedoista tallennetaan ajokorttiluokat, voimassaolo ja myöntämispäivämäärä. Toimeksisaajilta voidaan pyytää toimeksiantosuhteen aikana päivitys ajokortin tiedoista, tarkoituksena todentaa ajo-oikeuden voimassaolo. Toimeksisaajan kasvokuva sovelluksen profiilikuvaksi. Sovellusta käytettäessä päätelaitteen analytiikkatiedot tallentuvat. Kuljetusta suoritettaessa tallentuvat myös päätelaitteen paikkatiedot, joita käytetään autolla ajetun reitin seurantaan.

4.3. Työntekijärekisteri

Rekisterinpitäjän työntekijöistä tallennetaan nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä työsuhteeseen ja -sopimukseen liittyvät tiedot, palkkatiedot ja muut työsuhteeseen liittyvät välttämättömät tiedot.

5. Mistä lähteistä tallennamme tietoa

Rekisterin tietoja tallennetaan ja päivitetään säännöllisesti asiakas-, toimeksianto-, toimeksisaaja- ja/tai työsuhteen aikana mm. rekisteröidyltä itseltään saaduilla tiedoilla ja päivityksillä, esimerkiksi verkkolomakkeilla, tekstiviestitse, puhelimitse, sähköpostitse, sosiaalisen median kautta (mm. WhatsApp, Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok), sopimuksista, tapaamissa ja muissa tilanteissa joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten Traficom:n ajoneuvorekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muilta vastaavilta palveluntarjoajilta. Asiakkaiden ja/tai asiakasprospektien tietoja tallennetaan rekisterinpitäjän julkisten internetsivujen kautta saapuneista yhteydenottolomakkeista, tietopalveluiden tarjoajilta saaduista tiedoista, julkisista tietolähteistä (internetsivut tms.) tai muuta kautta saapuneista yhteydenotoista. Sopimukset tallennetaan rekisterinpitäjän järjestelmään. Verkkosivuilla vierailevien tiedot kerätään automaattisesti teknisellä seurannalla, mikäli käyttäjä on antanut hyväksyntänsä seurantaan.

6. Henkilötietojen luovuttaminen

Palveluntarjoajat, alihankkijat ja yhteistyökumppanit. Luovutamme henkilötietoja yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille jotka liittyvät palvelun tuottamiseen ja siihen liittyviin toimintoihin ja jotka ovat sitoutuneet tietosuojalainsäädännön noudattamiseen sekä sitoutuneet sopimuksella olemaan käyttämättä henkilötietoja mihinkään muuhun käyttöön. Esimerkiksi toimeksisaajan tietojen toimitus laskutuspalvelukumppanille palkkioiden maksamisen mahdollistamiseksi tai markkinointiin liittyvissä toimenpiteissä, joissa kolmas osapuoli hoitaa viestin perille saattamisen.

Yritysomaisuuden ostajat ja yrityskaupat (Due Diligence). Luovutamme henkilötietojasi sellaiselle kolmannelle taholle, joka ostaa tai jolle siirrämme kaiken omaisuutemme tai liiketoimintamme tai huomattavan osan siitä tai jonka kanssa toteutamme sulautumisen, fuusion, yrityskaupan tai vastaavan uudelleenjärjestelyn.

Lainvalvontaviranomainen, tuomioistuin, lainsäätäjä, valtiollinen viranomainen tai muu huomattavaa toimivaltaa omaava elin. Voimme luovuttaa henkilötietojasi näille osapuolille silloin kun uskomme sen olevan tarpeen oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi, tai muutoin omien tai kolmannen osapuolen oikeuksien suojelemiseksi

7. Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Olemme toteuttaneet teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme tietosuojatason, joka on asianmukainen ottaen huomioon henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyn oikeuksille aiheutuvat riskit. Näiden toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen jatkuva eheys ja luottamuksellisuus. Arvioimme näitä toimenpiteitä säännöllisesti varmistaaksemme käsittelyn turvallisuuden.

8. Tietojen säilytysaika

Säilytämme asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja niin kauan kuin Meillä on olemassa oleva asiakassuhde tai asiakas on rekisterinpitäjälle potentiaalinen asiakas. Säilytämme henkilötietoja tämän jälkeen ainoastaan mikäli olemme velvoitettuja tekemään niin noudattaaksemme lakia, tai mikäli on joitakin jäljellä olevia vaateita tai reklamaatioita, jotka kohtuudella katsoen edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä.

Toimeksianto- tai työsuhteen tietoja käsitellään työsuhde- tai toimeksiantosuhteeseen liittyvien tarpeiden ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Tarkastusoikeus. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Sama koskee rekisterinpitäjän henkilökuntaa ja mahdollisia yhteistyökumppaneita.

Oikeus tehdä valitus. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

10. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itselleen kappale tästä tietosuojakäytännöstä käyttämällä edellä esitettyjä yhteystietoja. Tätä tietosuojakäytäntöä muutetaan aika ajoin tarpeellisiksi katsotuin osin.

Tämä tietosuojakäytäntö on voimassa 5.9.2023 alkaen.